网络传真使用指南


当您的帐户开通后,您即可使用您的注册用户名和密码在我们网站上的登录窗口登录您的帐户。 
进入帐户首页: 

                      图2.帐户首页

传真文件可保留三个月,重要文件请及时下载

3.1发送传真功能

发送传真有两种方式:进入传真通帐户发送或者使用您的注册邮箱发送。

1.帐户发送

一、单发传真 
进入帐户后点击左侧菜单栏下的“发传真”,显示如下:

  


                            图3.单发传真页面

(1)群发传真

点击“群发传真”按钮,进入群发页面,群发传真。(详见二、群发传真)

(2)添加号码:

在“传真号码”右边的框格中填上对方的传真号码,
点击更多传真号继续添加号码,可以添加1至5个传真号


                         图4.号码输入框
 
 

国内传真输写规则: 

         图5.国内传真号码输入规则

国际传真输写规则: 
区号填入国家代码。 
传真号码填入国际用户的传真号码。 

                         图6.国际传真号码输入规则

(3)上传传真文件

点击“传真文件”右边的“浏览”按钮,弹出一个窗口,把您要发送的传真文件(支持txt、doc、xls、pdf、tif、tiff、bmp、jpg、gif等格式)导入。 
点击“继续添加附件”按钮,继续添加文件(最多可添加5个附件)。 

                         图7.文件上传浏览框

(4)页眉页脚

如果您需要页眉信息,钩选上添加页眉页脚,可在页眉和页脚中填写您想显示的信息(格式要求:80个字符或者40个汉字内)
                         图8.页眉页脚输入框

如果您不需要页眉页脚,您可以在复选框中把勾去除。

(5)封页

作为正式商务传真,传真封页是很有必要并能体现公司形象的标志。接收人、传真号、单位、发件人、单位、主题处分别输入您想要显示的信息。                           图9.封页输入框


传真的封页样式为: 


                          图10.封页样式图


如果您不需要发送封页,您可以在复选框中把勾去除。

(6)重发

可设置重发次数(当对方线路忙时或者对方传真机正好无人应答或对方挂断,传真中断时可以重发)和重发的间隔(两次发送所隔的时间),如果对方挂断,传真中断等已接通的情况将产生费用 

                         图11.重发次数选择框

如果您不需要重发,您可以在复选框中把勾去除。

(7)短信提醒

您可以选择传真发送成功,短信提醒接收方,短信费将从您的帐户余额中扣除。 

                         图12.短信提醒输入框

如果您不需要发送短信提醒,您可以在复选框中把勾去除。

(8)取消页数限制

如果您发送传真页数超过10页,请您勾选“取消页数限制”。 

页数限制是为了防止提交系统不支持的文件转换成乱码的情况。

(9)定时发送

您可选择发送传真的时间(只能是将来的时间,时间在一个月内),点击“定时发送”,在弹出的对话框中选择要发送传真的时间。 

                         图13.定时发送时间选择框

如果您不需要定时发送,不必在定时发送出输入时间。

(10)发送

点击“发送”按钮,您的传真文件即可提交到我们的服务器,服务器会把您所提交的文件转换成传真机默认的tif格式,然后系统会拨打您所提交的传真号码,接通后,如果对方传真机是自动接收,则我们系统收到对方的传真信号后会直接把文件发送过去,如果对方传真机是人工接收,接通后对方给传真信号,那么传真就会自动发送过去,如果对方不给信号且挂断电话,那么传真发送失败。 
点击“发送”后,屏幕会显示: 

                         图14.传真提交成功提示

传真发送成功,您即可在发件箱(当天)一栏查看中查看发送情况 
二、群发传真 

 

                         图15.群发传真页面

通讯录录发传真 

                         图16.通讯组选择框

选择左边要使用的通讯组,点击添加,添加到右边,选择通讯组后的操作同单发传真。

(二)Email发送传真

Email发传真,即无须登录传真平台,轻松实现使用您的个人邮箱或者企业邮箱发送传真。
操作步骤: 
1、打开您的outlook或者foxmail或者您的网上邮箱,打开“写信”。 
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                         图17.Outlook写信 
2、在“收件人:”写上:*****@*****.com 
“主题:”输写规则: 
对方传真号码(区号+电话号码,分机号);发件人;收件人(用半角分号隔开) 
例如:01058851200,808;张先生;林总 

注: 对方传真号码、是必填项目,发件人和收件人是显示在页眉上,可填可不填。传真号码需按照格式要求填写。总机和分机之间使用半角逗号隔开。主题长度不能超过90个字符,收件人和发件人字数和不能超过60个字符。 

3、把您要发送的文件作为邮件的附件提交,附件大小不能超过4M,传真系统支持的文件格式有: doc、xls、pdf、tif、tiff,其他图片可插入到word中提交)
注:如果您输入错误或者发送的传真件我们不支持,我们系统会自动给您发一封报错信。如果该份传真发送成功或者发送失败,系统都会给您发送邮件回执。通过邮件提交的传真记录会在您的传真帐户中显示,您通过接收邮件回执可查看发送情况也可直接通过登录帐户查看发送状态。
温馨提示:邮件本身收发可能存在一定的时延性,因此使用邮件发传真也同样可能会存在一定的时延性。

3.2接收传真功能

当您的客户拨打我们给您分配的传真号码,把传真发送过来时,您即可在您的帐户内的收件箱接收并查看接收到的传真。 

图18.收件箱页面

查询:收件箱具有查询功能,可以查询当天,本周,本月接收到的传真(本周、本月都为自然月),也可以按任意时间查询,也可按传真号,主题查询。 

放入垃圾箱:可以将不重要的传真放到垃圾箱中,在要放入垃圾箱中的传真前的复选框中打勾,点击放入垃圾箱。 

导出:导出收件箱中的信息。 
转发:点击要转发的传真后面的转发,可以将此份传真转发给其他用户。转发的操作方法请参看(一、单发发送) 

批量删除:可以选择将所有已读、未读或者全部接收的传真真删除。批量删除将删除收件箱中全部(已读、未读)的记录。 

您也可以在您设置的转发邮箱内查看接收到的传真(转发邮件设置请见3.4.1邮件设置)
邮件的主题是:您收到(n)页来自(对方传真号码)的传真

3.3通讯录管理

3.3.1联系组

                         图19.通讯录页面

点击通讯录,进入通讯录页面,在联系组下面的输入框内输入联系组名称,点击“添加组”,即可添加联系组。 
注意事项:

首次使用通讯录,要先添加联系组,再添加联系人。不添加联系组则不能添加联系人和上传群发录。 联系组最大数量默认为30个,单个组中的联系人最多添加1万个。导入群发录超过1万号码时,只录入前1万个。联系组可多次导出群发录。

                             图20.联系组

联系组

修改联系组 
点击联系组后面的修改图表,可以更改联系组的名称,修改后点击确定。 

                         图21.联系组修改框

删除联系组 
点击要删除的联系组后面的删除图表

3.3.2 联系人

新建联系人:

 
 


图22.联系人信息输入框

输入联系人姓名,传真号(*项必填),可以选择该联系人要加入的联系组。点击“添加更详细信息”可以输入联系人的其他信息

   

                      图23.联系人详细信息输入框

修改联系人:

点击联系人号码或联系人姓名,显示联系人的详细信息,更改信息后点击“点击保存通讯人”

删除联系人: 
选择要删除的联系人,点击删除。

3.3.3 群发录

点击群发录上传按钮,浏览制作好的群发录,点击提交即可。

群发录范本规则: 
A、Execl范本:
点击“群发录Execl范本下载”,把范本(excel文件)下载到本地电脑中,然后打开excel范本文件,保留第一行,删除第二行范例。

                      图24.Excel范本样式
注意事项:
1)联系人、号码和公司名称不能调换位置。联系人和公司名各不能超过15个汉字,这两项属于非必填项。第二行数据为例子,可删除。 
(2)如果是分机号码,格式规则是分机号与总机之间添加半角逗号,例如:01058851200,8888
(3)如果您要把号码从其它地方拷贝到excel文件的号码这一列中(B列),请先把号码这一列的单元格格式更改为文本,确保号码前面的0不要丢失。 
(4)Excel范本sheet命名必须为sheet1, 
点击“上传群发录文件”,即可把保存好的excel文件上传。

B、Txt范本: 
也可以使用txt文本作为群发录,点击“群发录Txt范本下载”,把范本(Txt文件)下载到本地电脑中。 

                     图25.Txt范本样式

只要在txt文本中输入一列传真号码,每一行一个传真号码,如果是带分机,请使用英文逗号隔开,例如:01058851200,8888。

3.4参数设置

点击导航栏上的“参数设置”,会显示多种参数设置。 

                     图26.参数设置导航栏

3.4.1邮件设置

当您需要您接收到的传真自动转发到您的指定的邮箱内时,您可以进行邮件设置。 

                     图27.邮件提醒设置页面

3.4.2短信提醒

                    图28.短信提醒页面

短信提醒有三种选择: 
发送传真成功提醒:即您发送传真成功,以短信方式提醒
发送传真失败提醒:即您发送传真失败,以短信方式提醒 
接收传真提醒:您接收到传真时,系统自动给您短信提醒 

短信提醒一次性可最多添加5个手机号码,方便于公司内部一个帐户多个人使用的情况。


                

 
3.4.3个性语音

                         图29.个性语音
如果您给人工接听的传真机发送传真时,您可以设置个性语音,系统将在对方拿起话筒时播放您设置的语音。 
您可以使用“文本合成语音”和“上传自定义语音”两种方式设置个性语音。 
文本合成语音:输入标题,在内容处输入要播放的语音内容,选择语音类型。点击提交,即可提交成功,您可以到个性语音列表中进行试听。 
上传自定义语音:可以自己录制语音,然后上传,录制语音格式请看“自定义语音帮助”。 
个性语音设置:可以设置作为发送语音的语音。 
个性语音列表:显示和试听上传过的语音。 
提示:每个用户最多只能设置5个个性语音。

3.5 电子签章

电子签章功能是为部分客户平时传真合同件或者手写签字文件等而提供的一种便利的功能。具体电子签章使用请下载“电子签章使用说明”。

3.6 账单查询

点击更多服务,账单查询,进入账单查询页面。选择要查询的月份,点击查询,即可查询单月的单发传真消费和群发传真消费。点击“单发传真消费”或“群发传真消费”,即可查看详细情况。 

                         图30.帐单查询

3.7付费记录

点击更多服务,付费记录,进入付费记录页面。选择要查询的月份。即可查询用户名、充值时间、充值金额、充值方式、充值类型、充值前总金额、充值后总金额、充值人。 

                         图31.付费记录

                         图31.Windows图片与传真查看器